Compte-rendu court

Qui n’a jamais souhaité être bénévole en convention ? Découvrir l’envers du décor fait souvent rêver plus d’un fan, nous l’avons testé pour vous !

Le week-end dernier avait lieu la convention virtuelle Everlasting Adventure Online dédiée à la série The Last Kingdom.  Onze acteurs et actrices étaient présents pour venir à la rencontre de leurs fans, pour la plupart internationaux. Bien que la guestlist était divisée sur deux jours, le planning de l’événement pourrait être qualifié de chargé.

Les acteurs viennent de tous les horizons : Angleterre, Suède, Danemark, Norvège ou même Allemagne, les horaires doivent donc s’adapter à chacun d’entre eux. Panels, meetings groupe, one on one, meetings game, toutes ces activités peuvent vite tourner au casse tête. Pour autant, Neverland Adventure, l’équipe organisatrice de l’événement, a réussi à mettre au point un planning correspondant à tout le monde.

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La préparation

Après des mois d’organisation pour mettre sur pied cette convention virtuelle, Neverland met au point plusieurs réunions pour faire les derniers préparatifs avec leur équipe de bénévoles. Rappel des missions, nouveautés mises en place, réglages Zoom, tout est passé en revue pour être prêt le jour J.

Chaque membre reçoit son planning personnalisé indiquant les extras dont il est responsable, les horaires ainsi que les bénévoles faisant équipe puisque chaque activité est gérée en binôme.

La veille de l’événement, les listes de fans sont envoyées avec les horaires de passage. Plus qu’à attendre la convention…

Samedi : le jour J

Il est presque 15h00 en ce samedi 17 octobre et notre première activité approche. En effet notre rôle a été attribué aux meetings individuels (aussi appelés One on One) avec Mark Rowley. Nous sommes modératrices et devons veiller à ce que tout se passe bien, que ce soit pour l’acteur comme pour les fans.

Nous accueillons Mark aux côtés de Gwen, une organisatrice de Neverland, puis nous lui rappelons quelques explications quant à l’extra. Cela ne prend pas beaucoup de temps du fait que l’acteur ait déjà participé à la Virtual Adventure en juin dernier.

Après avoir posté un message dans la salle d’attente afin de rassurer tout le monde sur le début de l’activité et l’ordre des meetings, nous accueillons le premier participant. Quelques rappels des règles et de la durée du One on One puis place à la discussion. Nous disparaissons donc, caméra cachée et micro coupé. Le minuteur est lancé !

Jusque là tout paraît simple, or rapidement cela devient compliqué quand nous voyons le temps se réduire drastiquement. Le plus dur quand on est bénévole est de couper une discussion entre un acteur et un fan afin de ne pas prendre du retard sur la suite de l’événement.  Surtout lorsqu’on doit couper Mark Rowley ! Pour autant, nous n’avons pas le choix. Nous essayons de le faire une fois un sujet de discussion de terminé ou une phrase finie. Nous en profitons aussi pour prévenir que nous allons prendre le screenshot. « 3…2…1… Screenshot ! », telle est la phrase répétée à chaque passage. Après de multiples captures d’écran pour être sûr que personne ne ferme les yeux, nous pouvons dire au revoir et passer à la personne suivante.

En parallèle des différents meetings individuels, les tâches s’enchainent en coulisses. Nous devons tenir au courant les participants en salle d’attente, continuer à tenir le minuteur, prendre les screens et informer le reste de l’équipe de Neverland de potentiels retards. Flory, l’une des bénévoles de l’association, se charge de faire le lien entre nous et les fans sur les réseaux sociaux.

Au cours de ses rencontres privées, nous assistons à des moments très forts en émotions, mais aussi plein d’humour. En effet, les idées ne manquent pas à Mark pour ses screens de fin de meetings ! Pour autant, la réalisation est parfois plus compliquée et c’est donc à nous de guider tout le monde pour réussir à avoir le résultat attendu. Mention particulière à l’une des poses fétiches de notre invité qui deviendra une blague récurrente tout au long du week-end : le célèbre high five ! Sauf qu’à travers un écran ce n’est pas toujours simple…

Les fans s’avèrent être très attentionnés envers lui : préparation de gâteau, organisation de jeu ou encore d’une fête dédiée à son personnage avec banderole, les idées originales ne manquent pas. Mark est évidemment ravi et cela se ressent à travers l’écran. Par ailleurs, les coulisses permettent aussi de découvrir la vraie nature d’une personne. En ce qui concerne Mark, son authenticité est bel et bien prouvée. Preuve de l’intérêt porté envers ses fans, l’acteur note sur un carnet des détails sur chaque personne qu’il rencontre afin de s’en souvenir la fois suivante. Une belle façon de dévoiler son respect mutuel.

De notre côté, notre mission touche à sa fin. Avant de quitter notre invité, ce dernier nous demande quelle est sa prochaine activité. En l’occurrence il s’agit du tant attendu Pictionary aux côtés de son ami Arnas Fedaravicius. Afin de visualiser le fonctionnement, nous commençons rapidement une partie en lui expliquant les règles. Cela lui permet de s’approprier le jeu et d’être fin prêt pour battre tous ses adversaires ! Suite à cela, nous remercions Mark pour sa simplicité et sa gentillesse puis quittons la réunion.

Une fois la réunion clôturée, notre travail n’est pas tout à fait terminé. Nous nous connectons sur Drive afin d’y importer les captures d’écran des fans sur les dossiers créés à cet effet. Plus vite nous les téléchargeons, plus vite vous pourrez les recevoir dans vos boîtes mails !

Dimanche

La seconde journée de convention est bien entamée lorsque nous nous connectons sur Zoom. Nous enfilons à nouveau notre casquette de bénévole afin d’accompagner cette fois-ci Arnas Fedaravicius. Nous rejoignons la réunion dédiée au jeu du Kahoot en duo avec Mark. Nous arrivons avec les organisatrices de Neverland, que vous connaissez probablement sous les noms de Gwen, Lucile et Neige, et d’autres bénévoles. Mark est déjà connecté et lorsque Arnas arrive, difficile de glisser un mot ! L’acteur s’avère être quelqu’un de très drôle, toujours prêt à taquiner et il est particulièrement heureux de retrouver son ami. S’en suivront des discussions qui resteront secrètes !

L’heure tourne et il est difficile de couper ces deux-là. C’est Lucile qui arrivera finalement à le faire pour enfin démarrer l’activité, avec certes un peu de retard. La suite du meeting jeu se déroule parfaitement, et ce qui est particulièrement plaisant à voir c’est que nos deux invités agissent de la même manière en coulisses qu’en public. Alors que l’on pourrait croire qu’il existe un sorte de double jeu dès lors qu’ils sont hors ligne, Mark et Arnas sont égaux à eux-mêmes peu importe le moment.

Une fois le Kahoot terminé, nous ne perdons pas de temps et changeons rapidement de réunion pour aller sur celle destinée aux meetings individuels d’Arnas. Alors que du retard a d’ores et déjà été accumulé à cause du jeu, l’acteur est ponctuel et se connecte directement pour essayer de ne pas en accumuler d’autant plus. Cependant, Arnas est un grand bavard et ce sera malheureusement perdu d’avance…

Alors que les meetings sont sur le point de commencer, un nouveau contretemps apparaît. En effet l’acteur Jeppe Beck Laursen appelle son ami en FaceTime suite au message qu’Arnas lui a laissé lors du Kahoot. Après nous avoir présenté à Jeppe, Arnas lui dit qu’il doit partir car ses meetings doivent commencer. Il en profite pour lui faire une blague en lui disant que sa mère en a même acheté un pour lui parler, ce qui fait rire nos deux compères !

Nous pouvons enfin démarrer cette activité de la même manière qu’hier. Pour autant, nous devons être méfiantes car du fait du retard certains fans doivent passer prioritairement pour qu’ils puissent assister à tous leurs meetings. Effectivement, le fandom de la série ne nous facilite pas la tâche en achetant des activités avec tous les guests. Honnêtement nous comprenons, ce n’est évident pour personne de choisir… alors quand on en a la possibilité autant en profiter !

Les meetings individuels s’enchaînent et nous gardons notre même routine : salle d’attente, accueil, minuteur, screenshot. Alors que nous pensions hier que c’était dur de couper la parole à Mark Rowley, nous étions loin d’imaginer ce qui nous attendait sur les meetings Arnas. L’acteur pourrait être presque qualifier d’incoupable si cet adjectif existait ! Le mot devrait même être créé spécifiquement pour lui. Bien que les minutes soient écoulées et que nous lui signalons la fin du meeting, notre invité continue de discuter et poser ses questions aux fans présents. C’est donc sans surprise que le retard persiste !

Au cours des différentes rencontres individuelles, les rôles pourraient sembler être inversés. Arnas est celui qui pose des questions aux fans et qui aime en apprendre sur leur vie de tous les jours : emploi, vie quotidienne, passion, amour… Les sujets ne manquent pas, il nous avoue être très curieux. Comme Mark, il note également certaines recommandations de livres, films ou séries qui lui sont faites. Là encore, les fans ne font pas défaut à leur réputation et se montrent tout aussi gentils.

À la fin de ces meetings, notre mission est à présent terminée et nous devons dire au revoir non seulement à Arnas mais aussi à cette aventure en tant que bénévole. Nous le remercions vivement pour son amabilité mais surtout son attentivité à l’égard de quiconque. Que ce soit un fan, un bénévole ou un autre membre du cast, l’acteur porte beaucoup d’attention aux détails et veille à ce que chacun prenne soin de soi. Il s’agit donc, pour nous, d’une belle manière de clôturer ce chapitre.

Un week-end en bénévole chez Neverland Adventure, qu’est-ce que nous en pensons ?

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, être bénévole demande beaucoup d’exigences. En amont, il s’agit d’un rôle quelque peu stressant du fait de l’organisation et de la rigueur que cela demande. Et encore, cela représente seulement le dixième de l’angoisse vécue par les organisateurs eux-mêmes ! Pour autant, au fil de l’événement, le stress se transforme en une émotion positive. Nous sommes plongés dans des moments conviviaux grâce aux échanges dont nous sommes les uniques témoins. À nous d’en être les protecteurs et de veiller à ce que chacun passe le plus beau des moments, la responsabilité est donc de taille.

Fort heureusement, notre première expérience en tant que bénévole s’est déroulée sur la Everlasting Adventure Online. Il s’agit en effet d’un événement convivial, très bien organisé, avec une équipe de bénévoles investie dans leur travail. Nous avons pu faire la connaissance de Marie et Lou par exemple, ou bien redécouvrir les organisatrices Gwen, Lucile et Neige sous un autre jour. Évidemment, la bonne humeur ainsi que de bons fous rires ont su venir agrémenter le week-end et ainsi détendre tout le monde !

En plus des bénévoles, les guests présents ont joué un rôle primordial notamment Mark et Arnas avec qui nous avons partagé le plus de moments. C’est toujours plus agréable de pouvoir assister des personnes dévouées à leurs fans et qui agissent de manière respectueuse aussi bien en privé qu’en public. C’est d’ailleurs pour cette raison que les deux acteurs ont d’ores et déjà signés pour se rendre l’année prochaine à Paris rencontrer leurs fans en réel. Marquez la date sur vos agendas, la Everlasting Adventure aura lieu le samedi 25 septembre 2021.

Enfin, impossible de ne pas citer les fans eux-mêmes. Ils ont su être exemplaires tout au long du week-end. Il est rare d’avoir un tel fandom aussi respectueux, intéressé et passionné notamment par l’aspect historique de la série. Dans tous les cas, nous ne tarissons pas d’éloges à leur égard.

En résumé, notre aventure en tant que bénévole a été une vraie bouffée d’air frais et nous en avons appris beaucoup sur les coulisses d’une convention virtuelle. Nous remercions vivement l’équipe de Neverland Adventure pour la confiance accordée et nous repassons à présent de l’autre côté du rideau…