Compte-rendu court
The Hunters of Shadow Virtual Con 2
Depuis la diffusion du premier épisode de Shadowhunters, la série est devenue un véritable succès et est constituée d’un fort fandom. De ce fait, les conventions sur ce thème ne désemplissent pas. Alors que la pandémie est arrivée dans nos vies, cela a mis un coup d’arrêt à tous ces événements mais rien n’empêche le cast de Shadowhunters de garder le contact avec leurs fans. Pour autant, Wevents Prod, premier organisme à avoir organisé une convention sur la série en France et en Belgique, a décidé de prendre le tournant du virtuel et de proposer la The Hunters of Shadow Virtual Con 2. Comme souvent, nous ne sommes jamais loin et nous décidons de vous faire découvrir les coulisses d’une telle organisation…
La préparation
Quatre jours avant l’événement, nous participons à la réunion officielle pour préparer la convention en présence de toute l’équipe Wevents Prod. Elle a lieu sur Zoom et nous sommes accueillies par les bénévoles habituels ainsi que par les organisatrices de l’association, à savoir Sofia, Sally, Aurélie et Hajar. C’est notamment Hajar qui est en charge du staff et qui a donc pour mission principale de coordonner tout ce petit monde. Pas une mince affaire !
Ainsi, elle débute la réunion et commence par faire un rappel des règles de base de l’événement. Chaque activité proposée est réexpliquée puis l’équipe est répartie pour chaque guest. C’est à ce moment-là notamment que nous apprenons que nous assisterons respectivement Katherine McNamara (Clary) et Luke Baines (Jonathan) et que nous serons donc en poste de ‘back up’. Mais qu’est-ce donc ? Le but du back up est de gérer la logistique de l’événement et d’être en binôme avec un autre membre du staff, lui-même en charge de tout ce qui est traduction et timing de l’extra. Nos missions principales sont donc de suivre le listing des participants, respecter l’ordre, les priorités de passage si certains ont plusieurs activités à la suite, gérer les entrées / sorties de manière fluide, et communiquer avec la salle d’attente. En parallèle, afin d’harmoniser tout cela, nous devons mettre à jour un fichier Google Sheets en direct, au fur et à mesure de l’avancée de l’événement, pour que les organisatrices puissent surveiller à tout moment notre progression. Pas le temps de chômer donc, le défi est de taille !
Nous découvrons par la suite le planning, relativement chargé. Sans surprise, Shadowhunters étant un thème à succès, les activités sont toutes complètes. C’est donc une longue soirée qui nous attend. Pour qu’elle se passe au mieux, nous faisons également un petit point sur tout ce qui est réglages Zoom. Une fois effectué, nous sommes normalement fin prêts pour attaquer cette convention dès samedi soir. Plus qu’à attendre le jour J !
Samedi : le jour J
Il est un peu plus de 18h00 lorsque nous nous connectons sur Zoom. Les membres du staff commencent tous à la même heure avec le panel groupe. Dans notre cas de figure, nous rencontrons les invités une fois ce panel terminé et lorsqu’ils arrivent dans leurs activités respectives tels que les meetings individuels. C’est donc à ce moment précis que nos chemins se séparent, Valentine partant donc avec Luke, et Manon avec Katherine.
Katherine McNamara
Il est l’heure de rejoindre la célèbre Katherine McNamara, l’interprète de Clary Fairchild dans Shadowhunters. Avant son arrivée, il est temps de faire le point avec Gilles, mon binôme du weekend, également membre du staff de chez Ultim Events. Ayant déjà travaillé avec Katherine, c’est lui qui se charge de tout ce qui est explications de l’activité, timing et éventuelle traduction si nécessaire. Il se charge aussi d’accueillir les fans sur la réunion et de faire un bref rappel des règles.
Alors que l’heure des meetings individuels approche, Katherine se connecte déjà sur la session et s’avère plus que ponctuelle. Après un bref rappel du déroulé général de la soirée, l’actrice est prête à rencontrer ses fans avec qui elle a l’habitude de partager ce type d’événements. 3, 2, 1… les chronos sont lancés ! Nous partons avec un avantage qui est de démarrer à l’heure. Nous pouvons faire entrer un premier fan et ainsi inaugurer la soirée. Alors que Gilles surveille le timing, je me charge de compléter le Google Sheets mis à notre disposition. En parallèle, nous prévenons que l’activité a commencé sur la conversation de groupe Whatsapp afin de communiquer l’information sur le groupe Facebook de la convention.
Les fans défilent, sans accumuler trop de retard. Les échanges sont fluides, les entrées et sorties également. Tout se passe donc au mieux au cours de ces premières sessions de meeting. Les fans sont heureux et Katherine l’est aussi, surtout face à des anecdotes originales et un soutien sans faille. Effectivement, une des fans raconte que Katherine a été son inspiration pour écrire un scénario. Elle n’hésite pas à montrer son ouvrage à l’écran ce qui touche évidemment l’intéressée. Par la suite, nous assistons à des retrouvailles émouvantes pour fêter la 10ème rencontre virtuelle entre l’actrice et une fan de Shadowhunters. « Joyeux 10ème anniversaire », lui déclare alors Katherine tout en étant très enjouée face à cette annonce. Elle apprend juste après que cette même fan passe un entretien d’embauche la semaine suivante et lui souhaite le meilleur. Les sujets ne manquent pas au cours de ces différentes rencontres : cheveux, tatouages, les projets de l’actrice, la manière dont elle vit le confinement… les minutes découlent rapidement !
Une fois les premiers fans passés, nous pouvons ainsi faire une pause pour que Katherine se rende au panel avec Luke. Nous la laissons donc un instant rejoindre d’autres membres du staff et la retrouvons une demi-heure après pour son meeting groupe. Cette fois-ci, l’organisation est légèrement différente comparée aux meetings individuels. Tous les fans rentrent dans la salle pour effectuer un appel général et noter s’ils sont bel et bien présents. S’il en manque, et c’est justement le cas, nous nous chargeons de prévenir les autres membres de Wevents pour les retrouver et qu’ils ne ratent pas leur activité. Dans notre cas de figure, les fans manquants sont actuellement au meeting Jade et nous attendons donc qu’ils arrivent pour accueillir Katherine et démarrer l’activité. Cette attente entraîne malheureusement un retard de plusieurs dizaines de minutes qui vont être répercutées pour le reste de la soirée.
Le meeting groupe étant fini, retour aux meetings individuels. Alors que nous passons rapidement d’un lien à un autre, Katherine ne se perd pas dans ses liens Zoom et arrive aussitôt, déjà prête à entamer ses prochaines rencontres ! L’actrice ne manque pas d’énergie et refuse les pauses qui lui sont proposées afin de ne pas faire patienter les fans d’autant plus. C’est donc reparti pour les rencontres individuelles. Là encore, les fans ne nous déçoivent pas et ont des idées en tête. Certains pensent à faire un mini jeu de ‘This or That’, des sortes de Quiz VS où le fan pose une question, puis Katherine en pose une au fan et ainsi de suite. On se croirait presque dans notre salon à jouer entre amis, c’est donc à l’image de l’ambiance chaleureuse véhiculée par Wevents. Par la suite, une autre fan annonce être major de sa promo et Katherine réagit directement en levant ses bras en signe de victoire ! Elle la félicite et dit être fière d’elle. Aussi, Katherine n’hésite pas à complimenter les fans sur les tenues qu’ils peuvent porter ou même leur vernis à ongle. Effectivement, l’actrice de Shadowhunters a le sens du détail !
Tous les échanges se passent à merveille, nous continuons de remplir le fichier Google Sheets et d’informer les organisatrices. Or, il arrive qu’il y ait des bugs techniques et c’est le cas sur une des fans de la soirée. Celle-ci n’arrive pas à allumer son micro. Nous la faisons rentrer une première fois, puis une deuxième fois un peu plus tard dans la soirée. Cela ne fonctionne toujours pas ! Nous la prévenons donc qu’elle passera en dernier de la session pour qu’elle ait le temps de trouver une solution et Katherine nous demande plusieurs fois au cours de ses meetings si on a des nouvelles de la fan en question. Effectivement, elle tient absolument à ce qu’on la rassure pour lui dire qu’elle parlera bien à l’actrice comme prévue ! C’est donc ce que nous faisons en n’hésitant pas à communiquer avec elle sur la salle d’attente et en lui proposant de changer d’interface, d’essayer avec des écouteurs et tant d’autres solutions… Alors qu’arrive la fin, c’est donc avec une petite pincée de stress que nous l’accueillons en espérant que cela fonctionne. Fort heureusement c’est le cas, Katherine et nous-mêmes sommes alors rassurés ! On peut finir les meetings individuels en beauté et commencer à souffler un peu.
Une fois les meetings finis, Katherine nous remercie et ne perd pas de temps pour se rendre à ses prochaines activités où Matthew l’attend, puis Harry par la suite. La soirée se termine là pour nous, il nous reste plus qu’à trier les 200 captures d’écran prises dans la soirée pour n’en garder que les meilleures et les envoyer à Gilles pour qu’il réalise le visuel final.
Luke Baines
C’est l’heure de commencer la soirée avec l’adorable Luke Baines. De mon côté, j’ai échangé la veille de l’événement avec Florence, son assistante, afin de se répartir les tâches. Si elle s’occupe de prendre les captures d’écran et de traduire les meetings individuels, je suis en charge d’informer les participants dans la salle d’attente de leurs tours mais également de l’éventuel retard. 18h35 arrivé, nous sommes prêtes pour accueillir Luke et les premiers fans de Shadowhunters ! Après lui avoir expliqué le déroulé, il tient à nous faire une petite requête. Effectivement, Luke souhaite qu’on le prévienne en amont de la durée de chaque discussion, afin qu’il puisse mieux gérer son temps avec les fans. Une attention particulière fortement appréciable ! Nous lançons donc les deux premières sessions qui se déroulent à merveille.
La mécanique est relativement simple, nous faisons rentrer un fan sur l’appel et lançons le chronomètre. Une fois cela fait, je préviens dans le chat de la salle d’attente qui sera la prochaine personne à passer. Une fois le temps imparti terminé, Florence prend la capture d’écran, nous laissons le fan dire au revoir puis le sortons de l’appel afin de faire rentrer la personne suivante.
Pour la plupart de ses échanges, Luke s’assure que chaque personne aille bien en cette période compliquée. Les fans présents venant des quatre coins du monde, il se renseigne également sur les conditions sanitaires imposées dans chaque pays. Toujours très à l’écoute et souriant, nous terminons ces premiers appels pile à l’heure ! Il est temps pour lui de changer d’activité afin de retrouver sa collègue Katherine McNamara pour le panel. Je laisse donc Florence aller traduire ce moment de questions et réponses.
Trente minutes plus tard, c’est l’heure de reprendre les meetings individuels, toujours d’une ponctualité parfaite. Luke échange alors sur ses projets comme Nancy Drew ou encore The Mandalorian. Au cours des différents échanges, nous remarquons que Luke est quelqu’un d’assez physionomiste et reconnaît de nombreux fans. Que ce soit certains rencontrés en conventions virtuelles avec qui il a eu l’occasion de faire des jeux ou d’autres rencontrés précédemment en France, il se souvient de tout ! C’est d’ailleurs le cas lorsqu’il échange avec une fan rencontrée il y a près d’un an. En effet, il se souvient qu’elle venait d’être diplômée et lui demande alors où elle en est dans ses études. C’est donc à l’image de Luke, attentionné comme à l’écoute. Habitué des conventions virtuelles désormais, il aime proposer des poses lors du screenshot final. Une fan lui racontait fêter les un ans de son tatouage, il lui propose donc de faire un ‘1’ avec leur index pour célébrer cela ! Certains fans sont aussi créatifs, comme l’un d’eux qui lui propose de faire semblant de le prendre en photo avec son appareil.
Malgré quelques problèmes techniques, nous finissons à temps pour le meeting de groupe. C’est une toute nouvelle mission qui m’attend pour cette activité puisque j’assiste Florence à la traduction. Nous décidons donc de nous répartir une question sur deux. Tous les fans ayant leur caméra activée, nous pouvons commencer. Le système est simple : il leur suffit de lever la main et Florence ou moi-même donnerons la parole pour qu’ils puissent poser la question. Nous laissons également la possibilité aux fans ne se sentant pas à l’aise à parler à voix haute, de poser leurs questions dans le chat. Aucun d’entre eux n’a recours à cette option donc ce ne sera que des questions de vive voix ce qui permet plus de convivialité ! Toujours aussi souriant que lors des meetings individuels, Luke répond tour à tour à chaque question. Il nous parle de sa compétence développée au cours du confinement, autrement dit ses talents sur Mario Kart, ou bien rigole avec un fan qu’il a reconnu pour son cosplay. L’activité se passe si bien que nous ne voyons pas les 20 minutes défiler. Toutes les bonnes choses ont une fin, nous prenons donc la capture d’écran finale avant d’aller retrouver Luke pour ses derniers meetings individuels.
C’est la dernière session pour lui mais il ne semble toutefois pas fatigué ! Il échange avec une fan qu’il n’avait pas vu depuis deux ans mais, comme à son habitude, l’a malgré tout reconnue. Aussi, il parle de l’avancée du film d’horreur qu’il a écrit dans lequel figure Katherine McNamara. Vous n’en saurez toutefois pas plus, les détails restant encore confidentiels !
Chaque fan semble heureux du temps passé avec l’acteur, ce qui nous étonne peu face à la gentillesse de Luke. Les problèmes techniques sont cependant davantage présents sur cette deuxième partie de soirée. En effet, il arrive à plusieurs reprises que nous fassions rentrer un fan dont le micro ne fonctionne pas. Ce sont les aléas des conventions virtuelles ! Cependant, pas de panique, nous faisons rentrer dans l’appel un autre fan, le temps que la personne puisse régler ses problèmes de son. C’est par exemple le cas d’une fan étant en Malaisie pour qui il est 5h30 du matin ! Une fois le problème réglé, Luke est bien-sûr épaté de sa détermination. Ces problèmes techniques engrangent davantage de retard que sur les autres sessions. Il est donc essentiel de bien prévenir dans le chat de la salle d’attente ce qu’il en est. Nous finissons finalement avec un peu moins d’une trentaine de minutes de retard, ce qui reste malgré tout raisonnable sur une convention virtuelle.
Alors que les meetings individuels sont finis, les organisatrices de Wevents nous rejoignent afin de remercier Luke. Ce dernier en fait de même en retour et nous remercie toutes pour le travail effectué. Ce qu’on peut dire c’est qu’il a hâte de revenir à Paris pour la The Hunters of Shadow 4. Nous saluons donc Luke après cette soirée passe ensemble, et c’est déjà terminé pour nous !
Une soirée en bénévole chez Wevents Prod, qu’est-ce que nous en pensons ?
Nous n’allons pas vous mentir, être bénévole en convention est un vrai défi, d’autant plus pour la The Hunters of Shadow Virtual Con 2. Il s’agissait de notre premier événement virtuel chez Wevents Prod, et pas des moindres ! L’événement était fortement attendu par tous les fans de Shadowhunters, nous n’avions donc pas vraiment le droit à l’erreur.
Pour autant, la convention s’est passée à merveille, notamment du fait de l’accueil qui nous a été réservé par l’ensemble de l’équipe Wevents. Que ce soit les organisatrices ou bien nos binômes, Florence et Gilles, tous ont eu à cœur de nous faire sentir à notre place. Ils ont su nous guider lorsque nous en avions besoin et restaient disponibles à tout moment pour nos questions. Tous les membres sont à l’image des valeurs Wevents : convivialité et générosité.
C’est donc sans surprise que nous avons pu voir des réactions positives sur les réseaux sociaux une fois l’événement achevé. Tous les fans étaient ravis de l’expérience vécue ce qui nous étonne guère étant donné l’investissement de l’équipe Wevents. Tout a été préparé en amont pour que l’organisation soit la plus fluide et la plus agréable possible pour les fans, les activités originales ne manquaient pas pour en faire un souvenir unique. Ainsi, cela ne nous surprendrait pas que les fans en viennent à réclamer une troisième édition de The Hunters of Shadow Virtual Con. Et vous chers lecteurs, qu’en pensez-vous ? Aimeriez-vous une nouvelle convention virtuelle Shadowhunters, et pourquoi pas une autre sur Outlander ou même plus récemment Bridgerton pour laquelle Wevents a annoncé un événement réel ? Dites- nous tout !