Dream It Not At Home : notre immersion dans la peau d’un staff
Après avoir vécu plusieurs conventions virtuelles Dream It At Home dans la peau d’un staff, il était logique de tenter cette expérience lors de la Dream It Not At Home. C’est donc les 9 et 10 juillet 2022 que nous avons intégré le staff de Dream It Con le temps d’un week-end pour vous faire découvrir les coulisses de leur convention.
Le vendredi
Si la convention se tient sur un week-end, pour le staff, elle débute la veille. En effet, le Centre Évènementiel de Courbevoie ouvre ses portes dès le vendredi aux fans souhaitant récupérer leur pass. Nous nous chargeons donc de remettre les pass Not At Home, ceux-ci comprenant l’entrée à la convention pour les deux jours.
Lorsque chaque fan se présente à notre table, la première étape est de récupérer leur test négatif au COVID-19 et de vérifier qu’il a bien été fait dans les délais demandés. Une fois cela fait, nous récupérons leur pièce d’identité pour vérifier que le test est bien à leur nom et ensuite aller chercher leur enveloppe. Nous regardons chacune de leurs preuves d’achat pour être sûres que l’enveloppe est bien complète. Après cela, il ne nous reste plus qu’à leur remettre deux bracelets : l’un justifiant leur test négatif, l’autre pour l’entrée à l’événement. Qui plus est, nous leur remettons un programme complet du weekend, qui inclut le planning et les tarifs des activités, ainsi que leur support autographe. Les fans sont prêts pour un week-end de rêve !
Après la remise de pass, nous nous rejoignons avec toute l’équipe pour le brief staff. Ainsi, Yoel, le frère d’Aurelia, l’une des organisatrices de Dream It Con, se présente à l’équipe et donne les instructions pour le week-end. Chaque activité est passée au crible pour que tout le monde puisse bien comprendre le déroulé. Le fonctionnement des extras classiques est assez clair puisque nous avons l’habitude des photoshoots, des autographes ou encore des panels.
Cependant, deux activités nouvelles pour nous en convention sont les 1-1 en physique et en virtuel. Heureusement, tout le staff sait répondre à chaque interrogation des nouveaux. De plus, l’organisme crée deux groupes What’s App. Un groupe général et un pour les traducteurs avec les coordinateurs salle, meetings, photoshoots et autographes. De ce fait, si nous avons des questions supplémentaires, il nous suffit d’envoyer un message ! Plus qu’à entamer une bonne nuit de sommeil afin d’être prêt le lendemain…
Dream It Not At Home : le samedi
Ce samedi, nous serons avec Maxence Danet-Fauvel tout au long de sa journée. L’acteur de SKAM France est accompagné de son acolyte de la série, Axel Auriant. Ainsi, les interprètes d’Eliott et de Lucas partageront beaucoup d’activités ensemble. Il est donc essentiel de se coordonner avec sa traductrice. Dès le matin avant le début de la convention, nous échangeons nos numéros et faisons un point sur le planning. Tout est donc prêt pour nous afin de commencer !
Début de la Dream It Not At Home
Toute convention commence bien évidemment par la cérémonie d’ouverture. Les acteurs montent donc tous ensemble sur scène afin de lancer le bal et de saluer les fans. Une fois cela fait, Maxence doit réaliser ses 2-1 avec Axel. Ainsi, cette activité propose à des fans de passer 3 minutes avec les deux acteurs. Ici, mon rôle est de chronométrer et de faire signe lorsque le moment se termine. Cet extra se conclut sur une photo souvenir, parfois plus lorsque Maxence et Axel décident de faire des selfies.
À chaque fin d’activité, nous devons nous assurer qu’un agent de sécurité est bien à nos côtés pour raccompagner les acteurs en loge. Ensuite, je pars vérifier que la salle est disponible pour lancer leur panel. Une fois les acteurs sur scène, je n’ai plus qu’à revenir dans trente minutes. Bien sûr, je sais que l’activité ne se terminera pas à l’heure pile, car Axel et Maxence sont bien connus pour être bavards ! Cela se confirme puisque lorsque la dernière question est annoncée, ils négocient une question supplémentaire auprès de Saâd et Aly, les maîtres de cérémonie.
Enchaînement des activités
Pas le temps d’essayer d’avoir une nouvelle question supplémentaire, nous sommes attendus en studio photo pour les duos Maxel. Et on ne peut pas dire que ce soit l’activité la plus reposante pour les acteurs. Si certains ont déjà leur pose en tête en arrivant par exemple avec des bulles, d’autres sollicitent la créativité de Maxence et Axel. Ils sont alors servis ! Entre poiriers et roulades avant, ils savent comment rendre chaque cliché unique. Difficile de voir un fan quitter le studio sans avoir le sourire aux lèvres.
C’est (déjà) l’heure de la pause déjeuner. Nous faisons donc tous le point avec Maria et Aurélia afin de voir quelles activités restent avec chaque invité pour être sûres que nous sommes bien dans les temps. Après un petit moment de détente, c’est l’heure de repartir, qui plus est en beauté avec la photo de groupe.
Maxence étant déjà en studio photo, après avoir immortalisé la DINAH avec les 17 autres invités, nous pouvons lancer ses photoshoots solo. Ceux-ci s’avèrent tout de même plus calmes que lorsqu’il est avec son acolyte. Mais cela ne l’empêche pas de prendre son temps avec chaque fan dont il croise le chemin. L’acteur a à cœur de rendre heureux chaque participant s’étant rendu à la convention. En chemin vers les loges, lorsqu’il tombe sur les tables où se trouvent les photos imprimées, il en profite pour jeter un œil, avec toujours un grand sourire.
Place aux activités de Dream It plus intimistes
L’après-midi se poursuit avec des moments plus intimistes lorsqu’il a l’occasion de rencontrer ses fans en 1-1. Qu’ils se déroulent en physique comme en virtuel, Maxence sait engager la conversation pour mettre tout le monde à l’aise. C’est également le cas lors de son meeting-room qui prend presque la forme d’une discussion entre amis. Certains fans étant anglophones, je me charge dans un premier temps de faire la traduction. Cependant, l’interprète d’Eliott voulant s’entraîner en anglais, il décide de prendre le relai et fait donc ses réponses dans les deux langues.
Durant une demi-heure, les échanges tournent tout d’abord autour de SKAM. Il explique aux participants la difficulté qu’il a rencontrée lorsque la série s’est terminée. En effet, le tournage étant assez intense, il s’est énormément impliqué dans le rôle d’Eliott. Si bien qu’il avait parfois du mal à redéfinir sa personnalité. La conversation divague ensuite sur la capitale française étant donné que les fans étrangères lui racontent leur visite de Paris. Maxence de son côté se confie sur sa passion pour le tatouage et parle de ses débuts en tant que tatoueur. La discussion est si fluide que les trente minutes sont passées vite pour tous les fans. Une fois la photo souvenir prise, c’est l’heure des au revoir.
Les adieux ne sont pas de longue durée puisque l’on retrouve les fans lors des autographes. Que ce soit d’aujourd’hui ou à des précédentes conventions, Maxence connait un bon nombre de participants. Cependant, après cinq évènements SKAM à Paris, de nouveaux fans montrent toujours le bout de leur nez, au plus grand plaisir de l’acteur. Il apprend donc à connaitre les nouveaux et prend des nouvelles des anciens. Il ne quitte pas le stand autographe les mains vides. Que ce soit de la nourriture, des dessins ou des lettres, les cadeaux sont tous très créatifs.
Cependant, la convention arrive à son terme pour Maxence. Avant de se dire au revoir, nous faisons un dernier détour en studio photo. L’acteur rattrape les photos manquées plus tôt et réalise son duo avec l’acteur de Teen Wolf, Andrew Matarazzo. En effet, les deux comédiens s’étant rencontrés à la Wicked Is Good, il était donc logique que les fans votent pour que ce duo improbable réalise un photoshoot.
Renfort sur d’autres activités en fin de journée
Après s’être salués et remerciés pour cette journée, nos chemins se séparent. Mais ce n’est pas la fin de notre journée en tant que membre du staff. En effet, nous sommes appelées en renfort sur les derniers 1-1 virtuel. C’est donc aux côtés d’Axel Auriant, puis de la douce Shantel VanSanten (One Tree Hill) que nous finissons cette journée. Nous rejoignons dans sa loge l’interprète de Quinn dans les Frères Scott pour l’assister. Familières avec les conventions virtuelles, l’activité est assez simple à gérer pour nous.
Nous faisons rentrer les fans un à un, faisons signe lorsque les 3 minutes sont dépassées et prenons la photo souvenir. Il arrive que certains fans aient besoin de traduction, auquel cas nous leur proposons notre aide pour être sûr que tout le monde se comprenne. Entre deux fans, Shantel nous partage des photos des chatons que son cousin vient d’avoir. Très avenante, elle nous remercie pour cette fin de journée et nous enlevons cette fois pour de bon la casquette staff, avant de la sortir à nouveau le lendemain.
Dream It Not At Home : le dimanche
Après une première journée de convention éprouvante, place au dimanche ! C’est reparti pour une autre journée sportive chez Dream It, avec de nouvelles activités. Cette fois-ci, nos missions diffèrent totalement de la veille afin de découvrir une palette plus large du travail de staff.
Zoom sur les meetings
Pour rappel, une convention est divisée en quatre activités principales : les panels, les photoshoots, les autographes et les meetings. Chaque pôle dispose d’un responsable attitré. Dans notre cas de figure, l’activité qui va nous concerner est celle des meetings. En charge de cela, nous retrouvons June, aussi connue pour être votre interlocutrice sur les réseaux sociaux et par email. Notre mission va être de l’assister toute la journée.
En quoi consiste exactement l’organisation des meetings ? Le but est de coordonner le planning, que ce soit au niveau des horaires, mais aussi de la disponibilité des salles. Lors de la Dream It Not At Home, trois salles sont dédiées aux meetings et activités spéciales. En plus de cela, nous pouvons également utiliser certaines loges pour organiser tout ce qui est 1-1 virtuels et réels. Ainsi, avant de faire démarrer un meeting pour une durée moyenne de 30 minutes, il faut anticiper en amont la salle utilisée. C’est là qu’intervient June. En lien direct avec les autres membres du staff, c’est elle qui dirige l’équipe pour savoir dans quelle salle organiser l’activité. Chaque pièce ne dispose pas de la même capacité, en d’autres mots du même nombre de chaises, il faut donc veiller à cet élément essentiel.
le dimanche de la DINAH
Une préparation en amont…
Avant le début d’un meeting, l’assistant du guest concerné envoie un message à June pour savoir où cela va se dérouler. De notre côté, nous peaufinons en amont le planning, suivons les potentiels retards et nous occupons de la répartition des salles. Sur la pause déjeuner, nous nous rejoignons donc pour répartir toutes les salles de l’après-midi. Nous faisons une répartition dans l’optique que le planning de base suivra son cours sans retard. Ensuite, c’est à nous de nous adapter au fur et à mesure de la journée et de réajuster. En général, les autres membres du staff sont censés nous informer régulièrement des potentiels retards afin de ne jamais rester dans le flou. Quand ce n’est pas le cas, c’est à nous d’aller chercher les informations. Qui plus est, nous devons aussi gérer la logistique globale jusqu’à la salle panel.
Qu’est-ce que cela signifie ? Comme pour chaque activité, voire même plus que jamais, un meeting doit être annoncé en avance. Ainsi, il est crucial de faire l’affichage en salle panel afin que l’activité soit annoncée sur écran et que les participants puissent se rendre au ‘meeting point‘. Nous prévenons également sur Twitter pour que les fans, non présents en salle, puissent se rendre au lieu de rendez-vous.
Le mot d’ordre est le même pour tout le staff : priorité au meeting. Un meeting n’a lieu qu’une seule fois dans la journée. Il s’agit d’une activité non rattrapable, tandis qu’une photo ou un autographe peut plus facilement se rattraper à un autre moment de la journée. Avant de lancer le meeting, il faut également procéder à un ‘last call’, autrement dit le dernier appel. Une fois cela fait, les participants sont accompagnés du meeting point à la salle dédiée. Selon les extras en cours, nous sommes nous aussi amenés à faire la ‘navette’ entre le meeting point situé en salle panel et les autres salles. Nous vérifions aussi que la communication s’établit au sein de l’intégralité du staff pour que tout le monde soit sur la même longueur d’ondes.
… jusqu’à l’heure de l’activité
Une fois installés en salle meeting, nous vérifions la liste des participants qui nous a été donnée en amont. Nous devons également contrôler qu’il n’y ait pas eu des tickets d’achetés en dernière minute à la billetterie. Ainsi, après chaque personne vérifiée, nous récupérons le ticket concerné. Si jamais il nous manque une personne, nous procédons à un nouvel appel sur les réseaux sociaux. Nous indiquons alors le prénom du fan concerné et la première lettre de son nom de famille. Une fois au complet, nous pouvons à présent aller chercher l’acteur concerné et lancer le meeting.
Une fois un meeting lancé, il est déjà temps d’en préparer un autre. Il arrive qu’il y ait des activités spéciales. Par exemple, le Breakfast Tarlos ou encore le Board Game Maxel. Dans ces cas de figure, c’est aussi à nous de mettre en place le matériel nécessaire pour l’extra concerné. Par exemple, pour l’activité en présence d’Axel Auriant et Maxence Danet-Fauvel, nous devons mettre en place tous les jeux de société. Lors de la DINAH, cette activité n’a pas été simple à mettre en place, car les deux acteurs ont passé beaucoup de temps avec leurs fans aux autres activités. Ainsi, cela a entraîné un retard conséquent et des activités qui se chevauchent. Pour autant, nous avons réussi à maintenir toutes les activités et à en faire sorte que chaque participant vive chaque expérience choisie et ainsi repartir avec le sourire. Pari réussi !
Être staff à la Dream It Not At Home, qu’est-ce que nous en pensons ?
Être bénévole sur une convention virtuelle n’est pas une mince affaire, mais ça l’est encore moins en réel ! Les missions des staff peuvent être diverses et variées, comme vous l’aurez découvert au sein de notre article. Ainsi, afin de mener à bien son rôle au cours du week-end, il est essentiel de communiquer. Il s’agit du mot clé afin que toutes les activités puissent s’enchaîner de manière la plus harmonieuse possible.
Que ce soit les responsables de pôles, les assistants des acteurs ou les membres présents en renfort en salle, chacun doit être à son poste et tenir informé les autres. Grâce à une bonne communication, et bien sûr une bonne organisation en amont, gérer le planning n’en sera que plus simple. Toujours est-il que cela demande de la rigueur et surtout beaucoup d’énergie. De ce fait, lorsque vous participez à une convention, gardez en tête que rien ne pourrait tenir sans les dizaines de staff présents pour vous aider. Et vous, aimeriez-vous un jour tenter l’aventure en tant que membre du staff ? Faites-le nous savoir sur Twitter !