Compte-rendu court

Les coulisses de chez Dream It Con !

Depuis plus d’un an, Dream It enchaîne les conventions virtuelles en attendant la reprise des évènements physiques. Alors que l’organisme s’engage sur la douzième édition de leur Dream It At Home, nous vous accueillons dans les coulisses. De l’organisation au déroulé de la journée, découvrez comment se font de tels évènements avec des guests de Shadowhunters et Reign.

La préparation

Notre aventure à la Dream It At Home 12 commence dès le jeudi soir. En effet, un appel est organisé avec les nouveaux membres du staff afin de leur expliquer le déroulé d’une convention virtuelle. Deux types de rôles existent en convention virtuelle : le traducteur et le back-up. Il arrive parfois qu’il y ait deux back-ups par invité. Chaque binôme, voire trinôme, se répartit les différentes tâches entre eux. Parmi ces dernières, nous avons la gestion de la salle d’attente, l’entrée et sortie des fans sur les activités mais aussi le chronomètre, la prise de screenshots (photos souvenirs) et enfin leur envoi aux fans.

Pour que la convention se déroule au mieux, Dream It met à notre disposition une organisation déjà bien rôdée. Effectivement, il existe diverses conversations de groupe qui permettent d’échanger avec les différents membres du staff. Il en existe donc une pour échanger avec son équipe spécifique au guest que l’on assiste, une autre pour informer les organisatrices d’un potentiel retard mais aussi une conversation permettant de faire connaître l’avancée de l’envoi des screenshots. Ainsi, chaque conversation a un rôle spécifique, qui évite d’être vite débordé de messages qui ne nous concernent pas.

La seconde astuce est l’envoi d’un fichier nous permettant de réaliser un suivi des activités. Ainsi, il est possible d’informer quelle personne est actuellement en salle d’attente, puis en 1-1 ou encore des potentiels absents. Une fois les screenshots envoyés aux fans, il faut également l’indiquer sur cette même page. Ce fichier est alors accessible à tous et permet un gain de temps majeur, à condition qu’il soit mis à jour très régulièrement. Les organisatrices peuvent y jeter un coup d’œil pour voir l’avancée de chaque acteur tandis qu’il sert aussi aux autres membres du staff. En effet, étant donné que généralement les plannings se superposent, ils peuvent vérifier si l’un de leurs participants manquants n’est pas sur une autre activité. Cela apporte donc une vraie valeur ajoutée.

Maintenant que nous sommes rodées face aux spécificités de l’organisation Dream It, un mail nous est envoyé afin de récapituler avec qui nous faisons équipe, les différents horaires et les liens correspondants. Il n’y a plus qu’à savoir quel acteur nous assisterons samedi ! La réponse à notre question tant attendue est à une portée de clic.

Samedi : le jour J

13h00 sonne et les premiers invités britanniques entament leur convention. Parmi eux, se trouvent Will Tudor, l’interprète de Sebastian Verlac dans Shadowhunters, ainsi qu’Alan Van Sprang, son père fictif dans la même série ou le Roi Henri II dans Reign. C’est avec eux que nous allons passer notre après-midi, Manon avec Will puis Valentine avec Alan. Alors en route pour Zoom, nous vous emmenons dans les coulisses de la Dream It At Home 12 !

Will Tudor

Alors que Will est censé démarrer la convention à 14h00 sur le planning officiel, nous sommes informées Tara, Mica et moi-même que nous devrons accueillir le jeune blond une demi-heure plus tôt pour l’enregistrement de ses video recording. Effectivement, les vidéos personnalisées pour les fans sont tournées durant la Dream It At Home 12. Dream It nous transmet un fichier où tout y est inclus : les messages et les potentielles photos que nous devrons lui envoyer. Généralement il s’agit de photos de lui et des fans qu’il a déjà eu l’occasion de rencontrer dans le passé.

Alors que nous attendons sagement sur notre premier lien Zoom, Will se connecte non pas à l’heure mais en avance. Une aubaine en convention ! Nous pouvons ainsi démarrer plus tôt les enregistrements et ne pas commencer avec du retard. Cela tombe bien puisque Will a une quantité assez importante de vidéos à faire. Très vite, une organisation se crée entre la traductrice en première ligne, Tara, la seconde back-up Mica et moi-même, qui me trouve en troisième ligne. Les messages sont envoyés par Tara, qui surveille également le chronomètre pour que les vidéos fassent bien 30 secondes minimum, moi qui envoie les photos et Mica qui met à jour le fichier en instantané pour indiquer où nous en sommes dans les enregistrements. C’est également elle qui prévient les organisatrices de Dream It, Aurélia et Maria, sur le début et la fin de chaque activité. Au cours de ces vidéos, nous remarquons d’ores et déjà que Will est particulièrement investi dans ce qu’il fait. Il lit chaque mot avec précision et tient à répondre à ce qui lui est demandé. Il se plie également aux exigences du type anniversaire. Lorsqu’il a l’occasion d’ouvrir les photos, il laisse apparaître un large sourire qui ne cache en rien sa sincérité à l’égard de ses fans. Une fois les vidéos terminées, nous pouvons changer de lien et nous reconnecter sur le prochain : celui des 3-1.

Nouveau lien, nouvelle réunion, et un acteur qui ne se perd pas. Chose récurrente en convention virtuelle, les invités ont tendance à se tromper et se connecter sur le mauvais lien. Ce n’est pas le cas de Will qui semble connaître cela comme sa poche. Nous démarrons ainsi les rencontres composées de 3 fans et Will avec un léger retard, mais rien de gravissime en soit. Là encore, nos rôles ont été répartis avant le début de l’événement. Tara se charge d’indiquer les informations sur les fans, tel que leur nom et leur durée d’appel, ainsi que de couper la discussion. De mon côté, je suis en charge de gérer les entrées / sorties, la salle d’attente, le listing des participants et les screenshots. Enfin, Mica réalise les montages en ajoutant vos photos souvenirs encadrées Dream It Con et les envoie ensuite par mail. Également, si quelqu’un est absent, je préviens Mica pour qu’elle envoie un mail au participant en question pour lui dire de venir immédiatement sur son activité. Très vite nous pouvons démarrer puisque les fans sont déjà présents ! Nous accueillons notre premier groupe et les choses s’enchaînent très bien. Bien que ce soit plus long en temps de chargement du fait qu’il y ait trois fans à faire entrer puis sortir, au lieu d’un seul en meeting individuel, nous n’accumulons pas de retard et nous voyons surtout Will et les fans partager de beaux échanges. De quoi nous réjouir ! Je me charge également de mettre à jour notre fichier qui indique si les appels des participants sont ‘En attente’, ‘En cours’, ‘Terminé’ ou ‘Absent’. De cette manière, les organisatrices de Dream It peuvent vérifier où nous en sommes dans l’organisation. Nous finissons ces rencontres plus tôt que prévues sur le planning, nous prévenons ainsi June de Dream It qui se charge alors de mettre un tweet pour proposer à certains fans de passer plus tôt que prévu. Très vite, notre liste s’allonge et nous avons donc des nouveaux arrivants en salle d’attente. Ces meetings individuels s’enchaînent jusqu’à 15h30, heure du meeting solo pour Will.

Il est cette fois-ci l’heure d’avoir notre première activité de groupe. Celle-ci nous oblige à avoir une rigueur encore plus accrue car il n’y en a qu’un seul au cours du weekend et aucune session de rattrapage. Nous devons donc veiller à ce que tous les fans du listing soient présents. Nous commençons alors à vérifier les noms un par un selon les membres présents en salle d’attente. Nous expliquons le déroulé général à Will puis le remettons en salle d’attente, le temps d’accueillir tous les fans et de leur expliquer les règles. Nous accueillons tout le monde et malgré deux retardataires, nous démarrons l’activité. Will se débrouillant comme un chef, nous n’avons aucun besoin d’intervenir. C’est lui-même qui mène la conversation et qui n’hésite pas à inciter les fans à lever la main virtuellement pour lui adresser une question. L’échange se fait donc dans la bonne humeur et chaque personne qui le souhaite arrive à poser sa question. Une fois cet interlude terminé, il est l’heure de transplaner vers un nouveau lien pour poursuivre les meetings individuels.

Sans surprise, Will est à nouveau ponctuel. Habitué des conventions, il semble avoir pris ses marques et constitué sa petite routine. Nous entamons cette fois-ci une session de trois heures de meetings individuels, avec des fans ayant tous entre 3 et 15 minutes de conversation chacun. Effectivement, 15 minutes est le maximum autorisé en une seule fois, si un fan achète plus de tickets son appel sera divisé en deux sessions afin de laisser la possibilité au guest de prendre une pause entre deux appels. Là encore, nous reprenons la même organisation utilisée plus haut car, comme dit le dicton, on ne change pas une équipe qui gagne. Les fans entrent au fur et à mesure mais certains thèmes sont récurrents. Impossible de ne pas mentionner Shadowhunters, sa passion pour le football, les livres, les animaux ou encore les membres du cast qu’il considère réellement comme une seconde famille. Au cours de ses rencontres, nous remarquons avec les membres du staff de Dream It Con, que Will est tout aussi attentif envers ses fans. Il leur pose effectivement beaucoup de questions afin d’en apprendre plus sur leur vie personnelle mais aussi professionnelle, leurs passions etc. « On dirait que c’est Will qui paye pour rencontrer les gens tellement il pose des questions », est-il dit à son sujet sur notre conversation. Également, lorsque nous lui annonçons qu’il va avoir 15 minutes avec un fan, loin de lui l’idée d’être effrayé, bien au contraire, il est ravi et qualifie ça de ‘lovely’, autrement dit charmant en français. Alors qu’une fan se connecte justement en disant qu’elle craint de lui faire peur en ayant autant de minutes avec lui, il la rassure et insiste sur le fait qu’il préfère même ! « Je préfère les longues conversations. On peut vraiment prendre le temps d’aller en profondeur et d’apprendre à se connaître », explique-t-il. Face à un invité bavard et à l’écoute de ses fans, il prend bien évidemment plus de temps qu’il ne le devrait vis-à-vis de son planning. Un léger retard se creuse, mais qui est en faveur des participants puisqu’ils bénéficient de plus de temps avec Will. June est informée du retard existant pour prévenir les personnes présentes sur Twitter, tandis que nous leur indiquons également la même chose en salle d’attente. Afin de ne pas retarder le panel général Shadowhunters qui aura lieu à 19h00, nous préférons anticiper et prévenir deux fans qu’ils passeront après le panel, soit une demi-heure plus tard que prévue. De cette façon, nous ne sommes pas obligées d’accélérer les dernières conversations en les coupant plus tôt que les précédents participants.

Alors que les conversations s’enchaînent, l’organisation tourne à plein régime et les étapes du processus sont respectées. Les fichiers sont mis à jour quasiment à la minute tandis que les screenshots s’envoient dans le quart d’heure qui suit l’appel. C’est donc avec beaucoup de fierté que nous clôturons notre journée du samedi, le sourire aux lèvres en voyant les fans ravis de leurs appels et qui partagent déjà leurs photos souvenirs sur les réseaux sociaux. De notre côté, il est l’heure de dire au revoir à Will qui n’hésite pas à nous remercier pour la journée. « Pour le staff aussi, ça doit être une grosse responsabilité, d’ailleurs je pense qu’elles peuvent nous entendre mais vous faites un super job », avait indiqué Will autour d’un meeting individuel un peu plus tôt. Il confirme ainsi ses dires et nous dit à bientôt, ayant pris goût aux Dream It At Home !

Alan Van Sprang

C’est vers 13h00 que j’entre en contact sur le canal dédié avec Amelia, traductrice d’Alan, et Jessica qui sera back-up avec moi durant cette journée. Nous nous répartissons donc les rôles : Amelia se charge de faire entrer et sortir les fans sur le Zoom, du chronomètre et des éventuelles traductions ; Jessica s’occupe de mettre à jour sur un fichier l’avancée des 1-1 et de contacter les fans absents pendant que je prendrai les captures d’écran pour ensuite les envoyer aux fans.

Une fois connectées à 15h20, et les derniers réglages de faits, Alan Van Sprang arrive sur nos écrans. Très souriant, il écoute attentivement les consignes. Désormais prêts, ses appels individuels peuvent commencer !

Dès les premières conversations, l’acteur semble reconnaitre la plupart des participants. Alan se montre aussi attentionné qu’intéressé et rythme les conversations. Il est d’ailleurs ravi lorsque certains ont des appels qui durent 6 à 9 minutes. Il veut donc savoir comment ses fans se portent ou encore qui de ‘ses enfants’ ils vont rencontrer. Il se montre d’ailleurs toujours très drôle comme, par exemple, lorsqu’il ironise auprès d’une fan en définissant Alberto Rosende (Simon Lewis) comme étant quelqu’un d’absolument pas drôle. Il semble donc très proche du cast, notamment de Katherine McNamara (Clary Fray) dont il raconte qu’elle lui a envoyé un message afin de lui souhaiter une bonne fête des pères, ce qui l’a beaucoup touché. L’acteur est donc très heureux de revoir ses anciens collègues et notamment de retrouver Luke Baines lors de leur Pictionary. En effet, il n’a pas vu l’interprète de Sebastian depuis très longtemps, c’est donc une belle façon de se réunir à nouveau !

La plupart de ses échanges s’articulent autour des fans. Alan prend des nouvelles d’eux, de leurs enfants ou encore leurs études. Il en profite pour savoir de quel signe astrologique est le nouveau né d’une participante ou encore en féliciter une autre pour son diplôme. Il tient bien-sûr à savoir comment chaque pays gère la pandémie. Étant au Canada, il raconte aux divers fans que les choses commencent à reprendre leur court depuis. C’est d’ailleurs l’occasion pour lui de voir l’évolution depuis sa dernière convention virtuelle. En effet, lorsqu’il échange avec une fan française, il découvre que depuis la dernière fois, elle n’est plus confinée et peut désormais sortir. La vaccination est également au coeur de ses échanges. Par la suite, dès qu’il voit une fan ayant des photos de conventions derrière, il est important pour lui de vérifier s’il figure sur ce mur ! Cela devient donc un running gag auprès de plusieurs fans, à qui il rappelle d’ajouter la photo de ce 1-1 lorsque le fan le recevra. Attentifs aux détails, il n’hésite pas à demander à voir les tatouages de certains. Cela provoque alors un moment amusant lorsqu’une fan lui présente son tatouage qui représente la rune Angélique. En effet, Alan possède au même endroit ce symbole ! C’est alors l’occasion pour lui de raconter une anecdote. Il explique qu’à la fête célébrant la fin du tournage de la première saison, Dominic Sherwood (Jace Herondale), Katherine McNamara et Alberto Rosende sont allés au coin de la rue et se sont fait tatoués ce symbole. Il précise qu’il aurait cependant dû mieux choisir le tatoueur puisque l’encre s’est estompée depuis le temps.

Si l’acteur retrouve ses collègues de Shadowhunters ce week-end, il est également connu pour son rôle du roi Henri dans la série Reign. Ses deux projets sont ainsi abordés afin de savoir lequel il a préféré. « J’ai adoré jouer dans les deux », répond-il instinctivement. Il explique avoir passé de très bons moments avec ‘ses enfants’ dans les deux séries respectives. Le projet qu’il a cependant préféré dans l’intégralité de sa carrière reste Reign. En effet, jouer le rôle d’Henri II a été extrêmement enrichissant pour lui. Il est donc passé de la folie au mal en l’espace de deux saisons. Dans Shadowhunters il a cependant eu l’occasion de jouer un méchant iconique qui était également très intéressant.

Alors qu’il vend actuellement sa maison, Alan s’est donc rendu chez sa petite-amie pour participer à la convention. Étant cependant embêté par des problèmes de connexion, il est hors de question pour lui de perdre une seconde en présence de ses fans ! Lorsque le temps est écoulé, il négocie à chaque fois avec sa traductrice pour pouvoir gagner une minute voire plus pour échanger avec. En effet, il tient à ce qu’il puisse finir sa conversation et que les fans ne soient pas lésés par ses soucis techniques. Si cela engendre un léger retard, Dream It Con avait vu large en termes de planning ce qui nous permet de terminer ses 1-1 pile à temps afin de pouvoir passer aux 3-1.

Après une pause de quelques minutes, Alan se reconnecte sur le nouveau lien et s’apprête à retrouver ses fans, cette fois par groupe de trois. La plupart d’entre eux se connaissant, cela laisse donc place à des conversations d’autant plus fluides et appréciables. Fidèle à lui-même, l’acteur tente de rallonger au maximum les échanges pour passer davantage de temps avec ses fans. Nous ne sommes pas en retard pour autant, et cela nous laisse quelques minutes pour qu’Alan puisse enregistrer ses vidéos recordings. Ainsi Amelia envoie dans le chat les messages des fans, que l’acteur lit puis improvise une réponse alors que la réunion est enregistrée. Une fois cela terminé, l’organisme pourra découper les divers extraits et les envoyer après aux fans.

C’est désormais l’heure d’une petite pause humour autour du Pictionary en compagnie de Luke Baines (Jonathan Morgenstern). En tant que staff, il est important de vérifier que les participants correspondent au listing. Une fois cela fait, tout le travail est entre les mains de Saâd, le traducteur. Vous pourrez d’ailleurs retrouver le compte-rendu de cette activité sur notre article compte-rendu de l’évènement, juste ici.

Une trentaine de minutes plus tard, il est temps d’accéder au nouveau lien pour retrouver une dernière fois Alan au cours de son meeting solo. Après lui avoir expliqué le déroulé de cette rencontre de groupe nous accueillons les fans, qui attendaient tous dans la salle d’attente. Amelia vérifie que tout le monde parle anglais et coupe sa caméra. Comme lors de ses 1-1, l’acteur est aussi convivial que taquin et mène la conversation. Il pose des questions aux fans, s’intéresse à leur vie, leur demande s’ils ont des questions… Le meeting s’apparente presque à un appel entre amis tant les barrières sont inexistantes. Cela rend donc l’instant d’autant plus agréable. Pour couronner le tout, Alan finit cette demi-heure en demandant à ce que Dream It offre un accès au panel Shadowhunters à chaque participant du meeting room ! Après que Jessica ait vérifié auprès des organisatrices, les fans ont donc reçu ce lien et ont forcément couvert l’acteur de remerciements ! C’est d’ailleurs le moment pour nous de le remercier à notre tour puisque Alan nous quitte pour le panel. Étant donné que l’on ne le reverra pas, c’est l’heure de se saluer respectivement.

Si pour le panel plusieurs acteurs sont présents, chaque back up l’est également afin de vérifier qu’il n’y ait pas de participants en trop. Étant donné que les membres du staff étaient suffisamment nombreux pour s’occuper de cette mission, l’organisme nous a libéré plus tôt. Clap de fin de notre côté ! En effet, les photos de chaque activité ayant été envoyées, j’envoie un message à mes coéquipières de la journée pour les prévenir. Si c’est la fin de la Dream It At Home côté staff pour nous, ce n’est pas leur cas ! On leur souhaite donc bon courage et profitons de la soirée pour vérifier que chaque fichier ait bien été envoyé de notre côté.

Une journée en bénévole chez Dream It Con, qu’est-ce que nous en pensons ?

Si être bénévole sur un évènement aussi chargé que peuvent l’être les Dream It At Home peut faire peur, nous en gardons un très bon souvenir. La pression était d’autant plus grande dû au fait qu’il s’agissait de notre première évènement dans les coulisses chez Dream It Con. Bien que les responsabilités étaient au rendez-vous, nous avons su relever le défi aux côtés de nos équipes respectives. Ayant toutes un objectif commun : que les fans comme les guests repartent heureux de cet évènement. Nous ne pourrons pas parler en leur nom mais il semblerait que malgré les problèmes techniques de certains, l’ensemble des participants ont partagé des retours positifs.

Nous avons ainsi pu découvrir l’ampleur d’une organisation pour un évènement de la sorte le temps d’une journée mais aussi comprendre tous ses rouages. La communication est donc au centre des Dream It At Home, que ce soit au sein du trinome comme auprès des organisatrices. Chaque détail est précisé quelque part pour que tout le monde puisse suivre l’avancée des activités, du potentiel retard ou encore des envois des photos.

S’il s’agit d’une organisation titanesque, les outils employés par l’organisme permettent un réel gain de temps. De plus, avoir une équipe professionnelle et souriante ne peut qu’aider au bon déroulé des conventions ! Et si on relevait à nouveau le défi pour la Dream It At Home 13 ?